Áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp (phần 2): Những khó khăn ban đầu khi áp dụng ISO 9001

QMR LÀ GÌ? ISO 9001:2015 CÓ CẦN QMR HAY KHÔNG?

QMR là viết tắt của cụm từ Quality Management Representative – “Người đại diện lãnh đạo về chất lượng”- là người hiểu rõ về mục tiêu chiến lược, định hướng khách hàng, đảm bảo chất lượng, các nguyên tắc chất lượng và các hoạt động của doanh nghiệp, biết sử dụng nhân lực nhằm tham gia đóng góp những ý tưởng cải tiến, sáng tạo cập nhật những kiến thức để đem lại lợi ích cho tổ chức.

Kinh nghiệm cho thấy, một doanh nghiệp thực hiện ISO 9001 có hiệu quả và duy trì được các hoạt động cũng như cải tiến thường xuyên hệ thống thường phụ thuộc rất nhiều vào người đại diện lãnh đạo về chất lượng – QMR.

Tuy nhiên, phiên bản ISO 9001:2015 không còn đòi hỏi đại diện lãnh đạo về chất lượng (QMR trong phiên bản cũ) với mong đợi rằng lãnh đạo phải trực tiếp điều khiển và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng.

Phiên bản ISO 9001:2015 đã loại bỏ yêu cầu về vị trí QMR

Bản chất QMR vẫn tồn tại với đúng chức năng cần có, ngay cả khi phiên bản tiêu chuẩn cập nhật không yêu cầu chức danh này, toàn bộ vai trò, chức năng của QMR chuyển sang đại diện lãnh đạo với các hình thức khác nhau.

Không có QMR nhưng người đại diện lãnh đạo phụ trách hệ thống vẫn sẽ là người theo sát, đề xuất các hoạt động cải tiến liên tục, tạo môi trường thu hút sự tham gia của mọi người vào việc xây dựng hệ thống, làm sao cho mọi người hiểu rõ tầm quan trọng của việc thoả mãn khách hàng, đảm bảo chất lượng, nhận thức được các yêu cầu của khách hàng và thấy được vai trò và sự cần thiết đóng góp của họ trong hệ thống.

Hầu hết cá nhân đảm nhận vai trò này của các doanh nghiệp đều gặp khó khăn trong việc thực hiện chức năng của mình và do đó cũng làm ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống ISO 9001:2015. Phần lớn các doanh nghiệp đều giao phó hệ thống cho cán bộ QMR hay đại diện lãnh đạo với hi vọng đạt được hiệu lực và hiệu quả của hệ thống mà không có cơ sở chắc rằng cán bộ này có đủ năng lực điều hành hệ thống. Rất nhiều doanh nghiệp lại không đánh giá đúng vai trò, giá trị của QMR hay đại diện lãnh đạo về chất lượng đối với sự thành công của hệ thống mà chỉ bổ nhiệm mang tính “đối phó” với các yêu cầu tiêu chuẩn hay với các cuộc đánh giá chứng nhận bên thứ ba.

Thực hiện ISO 9001 là một chặng đường gian nan, vất vả vì cần phải cải tiến liên tục, phải tiến bộ để thay đổi bắt kịp với môi trường luôn biến động.

Để trở thành đại diện lãnh đạo về chất lượng phải có những phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu phù hợp, có sự nắm bắt sát sao về hệ thống và kết quả thực hiện của hệ thống. Hiệu quả ở đây có thể được hiểu là việc đạt được các mục tiêu chất lượng, việc cải tiến chất lượng sản phẩm, việc tăng sự thỏa mãn của khách hàng, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, sự phát triển và lớn mạnh của doanh nghiệp.

NÊN LÀM GÌ KHI CÓ SỰ KHÔNG TUÂN THỦ CÁC QUY ĐỊNH, QUY TRÌNH ĐÃ ĐẶT RA

ISO 9001 đòi hỏi phải có hệ thống tài liệu quy trình, quy định bắt buộc phải được thiết lập theo các yêu cầu trong tiêu chuẩn. Để thiết lập được một hệ thống quản lý chất lượng ổn định, đòi hỏi ở mỗi công đoạn sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp cần thiết lập các quy trình cụ thể và hướng dẫn chuẩn hóa.

Sau khi thiết lập, doanh nghiệp phải đưa các quy trình, quy định, biểu mẫu vào hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 đang xây dựng, áp dụng cho các phòng/ban/ bộ phận có liên quan. Lãnh đạo doanh nghiệp và tất cả các nhân viên đều phải được thông báo về quy trình làm việc mới và các thay đổi chính thức trong hoạt động vận hành sản xuất kinh doanh theo đúng ISO 9001.

Hoạt động đánh giá nội bộ sẽ phát hiện sự không tuân thủ các quy trình, quy định đặt ra. Vì vậy, doanh nghiệp phải có nhân sự đủ năng lực thực hiện việc đánh giá nội bộ, phát hiện sự không phù hợp kịp thời để doanh nghiệp có thể đưa ra được những biện pháp khắc phục, phòng ngừa đảm bảo duy trì và cải tiến hệ thống.

BAO LÂU NÊN ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ MỘT LẦN THEO ISO 9001

Theo ISO 9000: 2015 định nghĩa đánh giá nội bộ thường được gọi là đánh giá của bên thứ nhất, do tổ chức tự thực hiện hoặc thực hiện với danh nghĩa của tổ chức, nhằm xem xét việc quản lý và các mục đích nội bộ khác và có thể tạo cơ sở cho việc công bố sự phù hợp của tổ chức. Tính độc lập có thể được chứng tỏ thông qua sự độc lập về trách nhiệm đối với hoạt động được đánh giá.

Điều khoản về đánh giá nội bộ là yêu cầu quan trọng trong ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 yêu cầu:

9.2.1. Tổ chức phải thực hiện việc đánh giá nội bộ định kỳ như đã hoạch định để cung cấp thông tin về hệ thống quản lý chất lượng có:

  1. a) phù hợp với:

   1) các yêu cầu của chính tổ chức đối với hệ thống quản lý chất lượng 

   2) các yêu cầu của của Tiêu chuẩn quốc tế này;

  1. b) được thực hiện và duy trì một cách có hiệu lực;

Điều khoản này nói rằng doanh nghiệp phải đánh giá lại hệ thống quản lý của theo thời gian nhất định để xem rằng liệu tổ chức có đạt được những gì đã hoạch định và phù hợp với các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng. Tần suất sẽ do doanh nghiệp quy định cụ thể, lên kế hoạch, thiết lập, thực hiện, duy trì.

Công ty Cổ phần Chứng nhận AJA Việt Nam là chuyên gia trong việc xác nhận, đánh giá hệ thống của các doanh nghiệp tham chiếu tới các yêu cầu cụ thể của Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015. Từ đó cấp chứng nhận có giá trị toàn cầu mang đến lợi ích cho doanh nghiệp về mặt cạnh tranh, quảng bá, chất lượng cũng như trực tiếp gia tăng lợi nhuận.

CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG NHẬN AJA VIỆT NAM

Văn phòng giao dịch: Tầng 4, Số 32 ngõ 168 Nguyễn Xiển, phường Hạ Đình, quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội.

Hotline: 098 910 9395

Email: info@ajavietnam.vn