Các hệ thống quản lý thường được tích hợp cùng ISO 9001:2015

KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÍCH HỢP (IMS)

Hệ thống quản lý tích hợp IMS là việc doanh nghiệp hoặc một tổ chức có thể sử dụng duy nhất một hệ thống quản lý chung để quản lý toàn bộ các quá trình có liên quan tới các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO hoặc các tiêu chuẩn khác nhằm đáp ứng các mục tiêu của tổ chức và đáp ứng các bên quan tâm.

IMS là hệ thống quản lý tích hợp được xây dựng một cách toàn diện trong tổ chức. Tập trung vào lợi thế cạnh tranh, sử dụng các quy trình chung để quản lý hiệu quả và tối ưu hóa hiệu suất công việc. Mô hình tích hợp hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn này phù hợp với nhiều hệ thống quản lý khác nhau như: ISO 9001, ISO 14001, ISO 22000, HACCP, ISO 45001/OHSAS 18001, SA 8000, ISO 13485 ….

Tích hợp các hệ thống quản lý đáp ứng đầy đủ các yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp

Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp tiêu chuẩn quốc tế (IMS)

  • Tránh được sự cồng kềnh về hệ thống tài liệu
  • Việc xây dựng hệ thống tích hợp giúp rút ngắn được thời gian từ 20 -30% so với áp dụng hệ thống riêng lẻ
  • Chi phí trả cho tư vấn và chứng nhận sẽ giảm từ 20 – 30% so với áp dụng riêng lẻ
  • Hiểu các tiêu chuẩn khác được dễ dàng hơn trên nền tảng ISO 9001

Cơ sở để tích hợp

  • Các tiêu chuẩn đều xây dựng trên nền tảng nguyên lý Deming P.D.C.A
  • Các tiêu chuẩn có cấu trúc tương đồng do đều được phát triển bởi Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO
  • Các tiêu chuẩn đều có điểm chung về những quy trình quản lý chung: Kiểm soát tài liệu, kiểm soát hồ sơ, đánh giá nội bộ, quy trình kiểm soát sự không phù hợp, quy trình kiểm soát hành động khắc phục, phòng ngừa, quy trình xem xét của lãnh đạo, việc xây dựng chính sách, mục tiêu, trách nhiệm quyền hạn…
  • Mỗi tiêu chuẩn đều có bảng tương quan với tiêu chuẩn khác và thông thường sử dụng ISO 9001 làm tương quan.
  • Doanh nghiệp muốn hệ thống được gọn nhẹ, dễ áp dụng, vận hành, duy trì.

TÍCH HỢP ISO 9001:2015 VÀ CÁC TIÊU CHUẨN HỆ THỐNG QUẢN LÝ ĐẶC THÙ NGÀNH KHÁC: ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001, ISO 13485,…

Bằng cách kết hợp 2 hay nhiều hệ thống quản lý, cả ISO 9001 và các tiêu chuẩn ISO khác như ISO 14001, ISO 22000, ISO 45001, ISO 13485, hệ thống của doanh nghiệp sẽ có nhiều sức mạnh tổng hợp, cho phép các nguồn lực kết hợp để tiết kiệm thời gian và tiền bạc vào việc duy trì và cải tiến. Những điểm tương đồng sẽ cho phép các quy trình đặt ra để được sử dụng với cả hệ thống quản lý chất lượng trong khi các quy trình bổ sung sẽ dành riêng từng hệ thống và không can thiệp vào quy trình đã có. Việc tối ưu từ việc tích hợp có thể được nhận thấy bằng cách sử dụng chung một số quy trình, chẳng hạn như quy trình đánh giá nội bộ được áp dụng cho cả hệ thống; một đánh giá viên nội bộ có thể đánh giá được cả hai hệ thống cùng một lúc với ít chi phí bổ sung về thời gian hay công sức.

Nếu hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001, doanh nghiệp sẽ có sẵn các tài liệu, ví dụ:

  • Chính sách chất lượng
  • Mục tiêu chất lượng
  • Quy trình đào tạo và nhận thức
  • Quy trình trao đổi thông tin hệ thống quản lý
  • Kiểm soát tài liệu
  • Kiểm soát hồ sơ
  • Kiểm soát sự không phù hợp
  • Hành động khắc phục
  • Đánh giá rủi ro
  • Đánh giá nội bộ
  • Xem xét của lãnh đạo

Khi tích hợp, doanh nghiệp cần phải cập nhật các quy trình này bao gồm các thông tin về quản lý môi trường/ quản lý an toàn thực phẩm/ quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp/ quản lý đối với trang thiết bị y tế,..để đáp ứng yêu cầu các chuẩn mực đặc thù nhưng sẽ không cần tạo ra quy trình mới.

Một số tài liệu mới cần được xây dựng hoặc sửa đổi để đáp ứng riêng cho EMS, FSMS, SMS,… Bằng cách này, doanh nghiệp sẽ có một nền tảng tốt cho tất cả các yếu tố khác của hệ thống.

Ví dụ với EMS:

  • Chính sách môi trường: Sử dụng tài liệu hiện tại của doanh nghiệp để tạo một chính sách mới hoặc chỉnh sửa chính sách QMS hiện tại, bao gồm các mục tiêu và hướng dẫn cần thiết để chỉ đạo đúng việc thực hiện và duy trì EMS.
  • Yêu cầu pháp lý: Điều này đòi hỏi một quá trình mới để đảm bảo rằng doanh nghiệp xác định tất cả các yêu cầu pháp lý về môi trường được áp dụng.
  • Các khía cạnh môi trường:  Với tài liệu này, doanh nghiệp sẽ cần phải xác định cách thức mà các quy trình của của doanh nghiệp tương tác với môi trường và đánh giá là có ý nghĩa hay không. Đối với các khía cạnh môi trường có ý nghĩa, sau này doanh nghiệp sẽ cần phải xác định các tiêu chí và kiểm soát hoạt động cần thiết để đảm bảo rằng những khía cạnh quan trọng không gây ra tác động tiêu cực đáng kể đối với môi trường.
  • Mục tiêu, chỉ tiêu và chương trình: Mục tiêu và các chỉ tiêu cho quản lý môi trường mới sẽ cần phải được tạo ra và quản lý, và doanh nghiệp sẽ cần phải tạo ra các chương trình áp dụng đối với các mục tiêu và chỉ tiêu môi trường.

Rất nhiều doanh nghiệp đã áp dụng thành công hệ thống tích hợp như:

+ TNT áp dụng tích hợp ISO 9001, ISO 14001, SA 8000, OHSAS 18001;

+ DHL áp dụng tích hợp ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001;

+ Petrolimex áp dụng tích hợp ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,ISO 17025, 5S;

+ PINACO áp dụng tích hợp ISO 9001, ISO 14001, ISO/TS 16949, ISO/IEC 17025, 5S…

Áp dụng tích hợp hệ thống quản lý trong doanh nghiệp giúp doanh nghiệp tạo ra được những sản phẩm chất lượng, cạnh tranh

Tích hợp các hệ thống quản lý vào một hệ thống quản lý chung của cả doanh nghiệp, giúp liên kết, gắn chặt các phần quản lý riêng biệt, cơ sở dữ liệu để hoàn chỉnh công cụ quản lý doanh nghiệp. Quá trình tích hợp sẽ trải qua các trạng thái: kết nối, đồng bộ, chuẩn hóa và hội tụ. Các số liệu, báo cáo, phân tích, dự đoán do hệ thống tổng hợp sẽ hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định chính xác, nhanh chóng. Áp dụng đồng bộ các chuẩn mực nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng và các bên liên quan và cải tiến liên tục hệ thống quản lý đảm bảo một tương lai phát triển bền vững. Đây là các tiêu chuẩn đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới áp dụng.

XEM THÊM